Особенности оформления документации при авиаперевозках

Авиаперевозки популярны среди потребителей, т.к. позволяют обеспечить быструю и безопасную перевозку грузов. Впрочем, это не исключает необходимости заполнения документации.

Основная документация при авиаперевозках

Если открыть воздушный кодекс, в ст. 105 читатель найдет перечень перевозочных документов. В перечень документов на грузы входят:

• багажные квитанции;
• грузовые накладные;
• почтовые накладные;
• иные документы, предусмотренные нормативными актами Минтранса.

Министерство документы, в которых оговаривается порядок оформления бумаг. Если говорить о международных перевозках, то перечень документации при авиаперевозках дополняется:

• грузовой авианакладной;
• инвойсом;
• упаковочным листом.

Документация может оформляться в привычном виде, на бумаге, и в электронной форме. Второй вариант предполагает наличие ЭЦП, подтверждающей подлинность документов.

Грузовая авианакладная

Автором накладной является отправитель или лицо, представляющее его интересы (агент). Накладная выдается в подтверждение договора между отправителем перевозчиком и принятие товара к перевозке, в тоже время авианакладная не относится к товарораспорядительным или передаточным документам. Не исключается возможность использовать накладную в качестве таможенной декларации.

Отличительный признак авианакладной – номер из 11 знаков, который:

• применяют для бронирования;
• проверки этапа перевозки;
• определение места нахождения груза.

Первые три цифры обозначают код компании, остальные порядковый номер груза.

Количество копий может превышать 10 единиц. Одинаковое число копий полагается отправителю, перевозчику и получателю груза. Копии понадобятся для аэропортов, органов таможни и агентов-посредников – всем лицам и органам, которые могут касаться процесса перевозки груза.

В состав накладной входит более 30 пунктов. Стоит отметить лишь основные:

• наименование отправителя, получателя, агента;
• код пункта назначения;
• наименование и адрес перевозчика;
• дата принятия груза;
• тариф и валюта, в которой оплачена операция;
• денежная оценка груза;
• код груза по классификаторам;
• количество занятых мест;
• вес брутто и приведенный вес.

Выделяют два вида накладных: основная или мастер накладная, вторая домашняя. В основной накладной номер указывается компанией перевозчиком и наименования агентов и страны или стран назначения.

В домашней накладной, которую составляет агент, отмечаются сведения об отправителе и получателе (информация должна соответствовать инвойсу). Номер домашней накладной присваивается агентом, а не перевозчиком. Бумага не принимается, если на ней нет штампа службы безопасности полетов, склада, таможни, агента, подтверждающего осведомленность о составе груза и его назначении.

Инвойс и его значение

Инвойс – документ, составляемый чаще ответственным за материальные ценности сотрудником, и уполномоченным подписывать документы. Еще одна особенность – необходимость знания языка страны, в которую отправляется груз.

Инвойс оформляется в момент отправки груза и направляется непосредственно получателю. Цель в данном случае показать предъявить основание для оплаты операции.

Встречается еще проформа инвойс. Разница заключается в том, что сведения, указанные в ней, не считаются до конца подтвержденными и предполагается внесение аванса. В документе отражаются основная информация о грузе. Нет никаких требований к форме и содержанию, как сформировать инвойс, все зависит от предпочтений компаний. В любом случае в инвойсе прописываются:

• полные реквизиты организации-отправителя;
• полные данные компании-получателя;
• списки товаров с описанием особенностей: масса, объем, вес, цели получения груза.

Уровень тщательности описания зависит от ценности перевозимого груза.

Инвойс оформляется не для галочки. Своевременность и правильность заполнения бумаг определяет скорость перемещения груза, успешность прохождения через таможню.

Из особенностей оформления документов отмечаются следующие:

• печать необязательна, желательна живая подпись отправителя или ответственного сотрудника компании;
• оформляется не менее шести экземпляров.

Дополнительные копии инвойса используются следующим образом:

• один кладут внутрь груза;
• один прилагают к транспортной накладной;
• один оставляет себе отправитель;
• один отдельно направляется получателю;
• два экземпляра остаются у перевозчика.

Правильность и полнота сведений, например, валюта, в которой произведена оценка, определяют защищенность сторон при дальнейшем взаимодействии.

Упаковочный лист

Категория, относящаяся к товаросопроводительным документам. Составляется на каждое товарное место (упаковку, контейнер). Говоря просто - это перечни товаров. Из всей документации при авиаперевозках, сугубо технический документ. Выдача упаковочных листов является стандартной процедурой в ходе отгрузки.

Если рассматривать упаковочные листы в соотношении с другими документами, то они считаются приложением к инвойсу. Какой-либо утвержденной официально формы не существует и стороны вправе применить при составлении собственное видение.

Листы нужны в ситуации большого объема и разнообразия товаров по отдельным параметрам. Упаковочный лист не содержит сведений об оценке товаров.

Если проанализировать практику составления упаковочных листов, в перечень содержимого войдут, скорее всего, такие пункты:

• номер и дата формирования листа;
• название и адрес продавца, покупателя, отправителя, получателя (список зависит от фактического присутствия перечисленных субъектов);
• номер и дата контракта или договора;
• перечень товаров с точным указанием названия;
• объем или количество товара;
• номер места или упаковки;
• номер места;
• габариты места размещения или упаковки;
• вес в каждой отдельной упаковке и в целом.

Возникает вопрос, а для чего оформляется упаковочный лист, если он носит технический характер. Чаще он востребован компаниями, которые хранят груз на складах в процессе перевозки. Кроме того, упаковочный лист затребуют таможенные органы в комплекте с другими документами.

Иногда при оформлении пакета документов могут запросить паспорт безопасности. Его просят предъявить, если груз, планируемый к перевозкам, относится к категории опасных грузов.

Учитывая нюансы прохождения таможни и взаимодействия с перевозчиками, предпочтительнее обратиться за помощью к профессионалам, обладающим практическим опытом в составлении документов.